Sinopse das Principais Rotinas Trabalhistas

Na área trabalhista há dezenas de trâmites que devem ser observados com regularidade visando adequação à legislação laboral. Busca-se, desta forma, a prevenção de falhas no atendimento à legislação, bem como a eliminação de erros operacionais que possam gerar multas e reclamatórias trabalhistas.

Elaboramos adiante um resumo das principais rotinas trabalhistas:

Rotinas Trabalhistas
Acordo de compensação jornada normal	Verificar se os acordos de compensação de horas (sábados) estão formalizados e previstos em acordo ou convenção coletiva de trabalho, ou se estão de acordo com o previsto no § 6º do art. 59 da CLT.
Acordos ou Convenções Coletivas	Verificar as exigências do Acordo ou Convenção Coletiva, tais como a aplicação de reajustes salariais, normas específicas sobre benefícios, banco de horas e outros itens negociados, a fim de que sua aplicação esteja sendo observada.
Agenda trabalhista e previdenciária	Acompanhar, mensalmente, os recolhimentos e cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.
Arquivamento das folhas de pagamento	Sistema eletrônico – verificar atendimento do Manual Normativo de Arquivos Digitais - MANAD.
Autônomos	Especial cuidado para que a relação de trabalho (autônomo) não seja caracterizada como relação de emprego (empregado). Verificar também retenção e recolhimento de 11% no pagamentos a tais profissionais, bem como o IRF devido, além da contribuição por parte da tomadora.
Cálculos trabalhistas	Salários, comissões, adicional noturno, insalubridade, periculosidade, férias, 13º salário, DSR, descontos legais como INSS, IRF, benefícios, pensão alimentícia e etc. Verificar se o programa informatizado atende e calcula corretamente todas as variáveis exigidas.
Comunicação do Acidente de Trabalho - CAT	A emissão da CAT até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato, à autoridade competente, sendo: - 1ª via: ao INSS; - 2ª via: ao segurado ou dependente; - 3ª via: ao sindicato dos trabalhadores; e - 4ª via: à empresa.
Cartão ponto	Para os estabelecimentos com mais de 10 trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída. Tal procedimento deve ser observado por todos os trabalhadores sujeitos ao controle de jornada, independentemente do porte da empresa, visando resguardar-se em ações trabalhistas (horas extras e outras reclamações).
CIPA	Verificar a obrigatoriedade da semana de prevenção de acidentes de trabalho e da instituição da comissão interna. Elaborar o Mapa de Riscos Ambientais; Inspeção Prévia de funcionamento do estabelecimento.
Certidão Negativa de Débito - CND (Previdenciário)	Comprova a regularidade em relação às contribuições previdenciárias. O pedido da certidão pode ser efetuado via internet ou em uma unidade de atendimento da Receita Federal. Se não houver restrições a certidão é emitida automaticamente.
Certidão Negativa de Débito Trabalhistas - CNDT	De acordo com a Lei 12.440/2011 as empresas interessadas em participar das licitações e firmar contratos com o Poder Público estão obrigadas a apresentar, dentre o rol de documentos exigidos, a CNDT. O sistema para emissão da certidão já se encontra disponível no portal do Tribunal Superior do Trabalho, no link Emitir Certidão.
Contratação de deficientes	Observar a obrigatoriedade de contratação. Veja todos os detalhes no tópico Pessoas Portadoras de Deficiência - Preenchimento Obrigatório de Vagas.
Contrato de Experiência	Modalidade de contrato por prazo determinado, não poderá exceder o limite de 90 (noventa) dias, já incluso neste prazo possível prorrogação. Controle do vencimento do contrato.
Contribuição sindical dos empregados	Em março de cada ano desconta-se 1/30 avos (do salário base) para o sindicato da categoria profissional representativa, desde que devidamente autorizadas - - mediante termo escrito e com a assinatura do trabalhador, conforme dispõe o art. 578 da CLT.
Contribuição sindical patronal	Verificar o recolhimento anual. De acordo com a Reforma Trabalhista,  a partir de 11.11.2017 as empresas não estão mais obrigadas ao pagamento da contribuição sindical patronal.
Cooperativas médicas	Verificar o recolhimento do INSS sobre o pagamento às cooperativas que atuam em saúde.
Certificado de Regularidade do FGTS - CRF	Comprova a regularidade perante o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS, sendo emitido exclusivamente pela CAIXA. O CRF será fornecido, mediante consulta por meio da Internet, para o empregador que se encontre regular.
CTPS	O prazo de anotação e devolução da CTPS é de 48 (quarenta e oito) horas a partir do seu recebimento, mediante recibo de entrega. Principais anotações: Data de Admissão/Demissão, Férias, Contribuição Sindical, Alterações Salariais e demais anotações que se fazem necessárias. Cuidado com as anotações desabonadoras.
Descanso Semanal Remunerado	Verificar se o DSR está sendo pago para horistas, comissionado ou quando do pagamento de adicionais como horas extras, adicional noturno e etc.
Descontos salariais	Caso o empregador mantenha convênios e o empregado queira usufruir dos mesmos, precisa haver autorização POR ESCRITO do empregado.
Documentação do empregado	Estipular normas para que toda a documentação do empregado, na admissão, seja realizada de forma completa e o registro seja feito antecipadamente, de modo a atender as exigências do eSocial e evitar o pagamento de multa.
Empréstimos a empregados	Devem ser contratados por escrito.
Equiparação salarial	Analisar desníveis salariais que possam justificar uma ação trabalhista por equiparação. Para tanto, desenvolva um plano de cargos e salários com base no ramo de atividade ou área territorial em que a empresa atua.
ESocial	A Resolução CDES 5/2018 (publicada em 05.10.2018) alterou a Resolução CDE 2/2016, estabelecendo a implementação progressiva do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - eSocial. Veja o Cronograma de Implementação dividido por grupo de empresas.
Fundo de Amparo do Trabalhador - FAT	FAT é um fundo especial, de natureza contábil-financeira, vinculado ao MTE, destinado ao custeio do Programa do Seguro-Desemprego, do Abono Salarial e ao financiamento de Programas de Desenvolvimento Econômico. A principal fonte de recursos do FAT é composta pelas contribuições para o PIS e PASEP.
Férias	Verificar e planejar as férias anuais de modo a evitar o pagamento de férias em dobro. As férias podem ser concedidas em até 3 vezes (desde que haja concordância do empregado) sendo que um deles não poderá ser inferior a 14 dias corridos e os demais não poderão ser inferiores a 5 dias corridos, cada um, conforme dispõe a Lei 13.467/2017 (Reforma Trabalhista).
FGTS e INSS	Verificar regularidade de recolhimento e correto preenchimento da GFIP/SEFIP. Sugere-se a obtenção de certidão negativa a cada 6 meses.
Ficha de registro	Verificar correto preenchimento e atualização de dados dos empregados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.
GFIP	Entregar, mensalmente, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social, até que tal obrigatoriedade seja substituída pelo eSocial conforme cronograma.
GILRAT/SAT	A atividade preponderante do estabelecimento (matriz ou filial) deve ser utilizada para se determinar o grau de incidência de incapacidade laborativa decorrente dos riscos ambientais do trabalho (GILRAT/SAT). O enquadramento do estabelecimento no correspondente grau de risco é de responsabilidade da empresa, e deve ser feito mensalmente, de acordo com sua atividade econômica preponderante.
Guarda de Documentos Trabalhistas	Respeitar o prazo mínimo de arquivamento dos documentos que envolvem a relação empregatícia.
Horas extras	Especial atenção neste item. As horas extras habituais geram uma série de novos direitos e precisam ser analisados, quanto à necessidade e dispendiosidade.  O pagamento habitual também pode assegurar o direito a indenização no caso de supressão das horas.
Horas noturnas	Trabalhadores (urbanos) que atuam entre 22 horas e 5 horas – remuneração adicional mínimo de 20%.
Intervalos de jornadas	Verificar o período de descanso mínimo 1 hora (ou de 30 minutos se previsto em acordo ou convenção coletiva) no almoço e 11 horas entre uma jornada e outra.
IRF	Verificar a correta retenção na folha de pagamento e recolhimento a Receita Federal. Declaração de dependentes para Imposto de Renda (admissão, alteração no mês de janeiro de cada ano) ou quando do nascimento do filho(a).
Livro de Inspeção do Trabalho	Verificar a existência e a disponibilidade em caso de fiscalização.
Normas de Segurança e Saúde do Trabalho	Verificar quais normas são exigíveis para a aplicação e treinamento dos empregados de acordo com as Normas Regulamentadoras.
Quadro Horário de Trabalho	Verificar existência, preenchimento e atualidade. Conheça as situações que dispensam sua obrigatoriedade.
Programa de Alimentação do Trabalhador - PAT	A adesão ao PAT consiste na apresentação do formulário oficial, devidamente preenchido e instruído conforme instruções do Ministério do Trabalho. A inscrição pode ser efetuada por meio eletrônico utilizando o formulário constante da página do Ministério do trabalho e Emprego na Internet.
PCMSO - Exames Médicos	Obrigatoriedade de elaboração e implementação, por parte de todos os empregadores e instituições que admitam trabalhadores como empregados, do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO. - Admissional; - Periódico; - Retorno ao trabalho; - Mudança de função; - Demissional.
PPP	Entregar na ocasião do desligamento do empregado ou quando de sua solicitação.
PPRA	Efetuar sempre que necessário e pelo menos uma vez ao ano, uma análise global pra fins de avaliação do seu desenvolvimento e realização dos ajustes necessários e estabelecimento de novas metas e prioridades.
RAIS e CAGED	Verificar entrega regular de tais informações junto ao MTE, até que tais obrigações sejam substituídas pelo eSocial.
Recibos salariais	Observar assinaturas nos holerites e respectivo arquivamento mensal.
Reclamatórias trabalhistas	Acordos: atentar para o recolhimento mensal do INSS (de acordo com o pagamento de cada parcela) se for o caso. Verificar a possibilidade de realizar conciliação prévia sindical em caso de previsão convencional.
Rescisão de contrato de trabalho	Atentar para prazo da formalização e pagamento das verbas rescisórias, nos termos da nova redação estabelecida pelo art. 477 da CLT.
Salário Família	Manutenção das fichas de Salário Família e comprovação de vacinações periódicas (Cartão da Criança) e matrícula escolar; Retenção dos documentos necessários da criança (até 14 anos) para o recebimento do benefício.
Salário-maternidade	Observar se as normas do INSS estão sendo atendidas e se os valores pagos a este título estão sendo abatidos da contribuição previdenciária mensal a recolher.
Salários	Piso Estadual- Verificar se o piso da categoria e do respectivo Estado está sendo respeitado. O piso estabelecido em convenção prevalece sobre o piso estadual, ainda que aquele seja inferior. Pisos de categorias diferenciadas.
Telefonistas e outras categorias diferenciadas	Verificar cumprimento do horário reduzido de trabalho.
Terceirização de atividades	Fiscalizar as condições em que os trabalhadores terceirizados atuam, especialmente em relação às normas de segurança do trabalho, bem como quanto ao cumprimento das obrigações trabalhistas, sob pena de a tomadora ser condenada ao pagamento de verbas não pagas pelas terceirizadas.
Trabalho aos domingos e feriados	Verificar escala dominical e remuneração extraordinária nos feriados.
Trabalho de menores	Verificar as normas específicas para este grupo de trabalhadores, os quais são impedidos de atuar em determinadas atividades prejudiciais à sua saúde ou à sua formação pessoal e profissional.
Trabalho voluntário	Para pessoas que executam atividades administrativas regulares em entidades com finalidades não lucrativas - estipular termo de adesão.
Vale transporte	Verificar a existência de opção ou não deste benefício. O empregado precisa se manifestar por escrito optando ou não pelo recebimento.
Verbas extra-salário	Ajuda de custos, benefícios, entre outros precisam ser reavaliados para que não possam surgir contingências (incorporação ao salário).

Outras Considerações:

A Lei 13.467/2017 (lei da Reforma Trabalhista), publicada em 14/07/2017 e que entrou em vigor a partir de 11.11.2017, alterou diversos artigos da CLT e trouxe várias mudanças que afetaram o dia a dia entre empregado e empregador, bem como questões que abrangem as relações sindicais ou que envolvem questões judiciais decorrentes de reclamatórias trabalhistas.

Veja uma Sinopse da Reforma Trabalhista.

A Medida Provisória (MP) 808/2017, publicada em 14/11/2017, trouxe diversas alterações à Lei 13.467/2017 (lei da Reforma Trabalhista), alterações estas que passaram a valer no âmbito da prática trabalhista desde a sua publicação.

Por não ter sido votada pelo Congresso Nacional, a Medida Provisória 808/2017 deixou de produzir seus efeitos em 23.04.2018.

Entretanto, importante ressaltar que mesmo perdendo sua validade a partir da citada data, a MP teve eficácia legal durante o período em que esteve vigente, ou seja, a contar de 14.11.2017 a 22.04.2018.

Neste período, todos os atos praticados pelo empregador com base na MP 808/2017, foram válidos e possuem amparo jurídico.

Fonte: Matéria divulgada no portal http://www.guiatrabalhista.com.br/.