Cuidar do estoque de produtos é essencial para manter a boa gestão do negócio. Você está fazendo isso corretamente?
O inventário de estoque, também conhecido como controle de estoque ou inventário físico, é uma prática muito importante para todas as empresas que possuem produtos físicos - embora muitos gestores ainda a vejam como algo trabalhoso e difícil. A questão é que elaborar o inventário de estoque do seu negócio pode trazer uma série de vantagens, e existem, sim, formas de deixar tudo mais fácil.
O valor do inventário de estoque
De forma geral, o inventário trata-se de realizar um levantamento ou uma contagem de todos os produtos em estoque da empresa, aplicando uma classificação (indicando os tipos de produtos, marcas, valores etc) e, por fim, comparando os resultados obtidos no estoque físico com aqueles existentes no controle - que pode, por exemplo, ser eletrônico.
Todo esse processo traz reflexos muito positivos na rotina da empresa, melhorando o seu funcionamento. É possível obter informações relevantes sobre, por exemplo, produtos “encalhados” no estoque, aqueles que estão em falta, o tipo de produto que mais é comercializado, se o espaço físico do estoque é adequado para a quantidade de itens que a empresa costuma armazenar, entre outras.
Além disso, o inventário auxilia em decisões estratégicas, como identificar produtos vencidos e perceber aqueles que têm mais valor para a empresa. Ele também ajuda a manter um controle detalhado e preciso de como está o fluxo de produtos, possibilitando uma comparação entre as quantidades informadas no controle e o resultado indicado no inventário.
Com relação às rotinas do dia a dia, o controle de estoque traz algumas vantagens:
ele reduz custos, pois evita que você acabe adquirindo material dos seus fornecedores sem necessidade, e minimiza desperdícios como produtos extraviados, obsoletos ou até mesmo danificados/expirados;
O inventário de estoque pode ser utilizado para aprimorar o relacionamento entre empresa e cliente, já que a companhia tem controle sobre como está o seu estoque (ou seja, conhece os seus produtos) e, assim, conta com a certeza de que pode entregar o que está sendo negociado. Assim o cliente não tem suas expectativas frustradas;
quando realizado de forma correta, o inventário físico também evita problemas legais (com o FISCO), porque garante que o seus estoques físico e jurídico tenham informações compatíveis.
Tipos de inventário
Essa prática pode ser classificada de duas formas de acordo com a forma em que é realizada. Existem dois tipos de inventário: o periódico e o rotativo.
Inventário periódico: é um grande levantamento realizado em um determinado período específico, geralmente uma vez por ano. Na maioria dos casos, trata-se de um processo mais longo e demorado que demanda mais da força de trabalho - por isso, pode ser considerado também menos eficiente.
Inventário rotativo: nesse método é realizada uma verificação do estoque de forma frequente. Conta com uma periodicidade curta, o que significa menos trabalho, mais agilidade e ainda garante que o inventário seja mais confiável, pois aponta a realidade mais recente da empresa.
5 dicas para otimizar o inventário de estoque
Agora que você já sabe como o inventário de estoque pode ser importante para a sua empresa e também conheceu as vantagens que ele representa, que tal algumas dicas para implementar essa prática de forma ágil e eficiente? Confira!
1) Encontre o melhor período para realizar o inventário
De nada adianta um inventário que não possui dados confiáveis. Portanto, é fundamental definir um período propício para essa atividade, ou seja, um momento em que não haja fluxo de produtos no estoque da empresa. O ideal é reservar algumas horas antes ou depois do expediente normal; finais de semana e feriados também são indicados.
2) Organize o espaço
Depois de escolher o melhor momento para iniciar o controle de estoque, é hora de colocar mãos à obra. Mas antes de começar a contagem em si, dê atenção para a organização (e até mesmo limpeza) do espaço físico. Retire da área tudo que não for importante para o inventário, agrupe produtos similares e limpe o ambiente. Isso torna todo o processo de contar os produtos muito mais agradável e rápido.
3) Defina categorias de produtos
Com os produtos parecidos já agrupados, fica mais fácil dividí-los por categorias. Isso é importante para que você tenha uma visão organizada de como é a atuação do seu negócio, do que você vende. Após fazer essa divisão segmentada, especifique o máximo possível de informações, como peso, medida, cor, voltagem, preços de custo e de venda etc.
4) Tenha uma metodologia e um padrão
Dentro de todo esse processo, é possível que surjam dúvidas, confusões e até erros. Para evitar isso, é muito importante ter uma metodologia com padrões de contagem e categorização claros e práticos de serem aplicados. Também é muito aconselhável que cada produto tenha um código exclusivo (gerado manualmente ou por um software), utilizado tanto nos processos de venda quanto nos controles físico e jurídico do estoque.
5) Utilize equipamentos de automação
Com a automação comercial, diversas atividades da rotina de uma empresa se tornaram mais fáceis, e o inventário de estoque é uma dessas. Utilizando um coletor de dados, por exemplo, você consegue contar todos os produtos com mais rapidez e, tão importante quanto, tranquilidade de que os dados são confiáveis.
Agora basta aplicar essas dicas para a sua empresa contar com um estoque de produtos muito mais organizado, confiável e otimizado para executar as atividades do dia a dia mais agilmente.
Fonte: Administradores.com
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