1. Como funciona o modelo operacional da NF-e? De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico que deverá conter as informações fiscais da operação comercial e também ser assinado digitalmente pelo emitente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda do Estado em que estiver localizado o emitente, que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá uma Autorização de Uso, sem a qual não poderá haver o trânsito da mercadoria. Após a autorização do uso da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibilizará consulta, na Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico. Este mesmo arquivo da NF-e será ainda transmitido, pela Secretaria de Fazenda do Estado do emitente, para a Receita Federal do Brasil, que será repositório de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação. Também será transmitida para a unidade federada de desembaraço aduaneiro, em se tratando de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior, e para a Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, quando a NF-e tiver como destinatário pessoa localizada nas áreas incentivadas. Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, e m única via, que trará impresso, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados. Nas questões abaixo, foram relacionadas as principais dúvidas das principais etapas do processo de emissão de uma NF-e.
Emissão e autorização da NF-e
2. Quais são as validações realizadas pela Secretaria da Fazenda na autorização de uma NF-e?Na recepção de cada NF-e pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, é feita uma validação de forma, sendo validados:
Assinatura digital – para garantir a autoria da NF-e e sua integridade;
Formato de campos – para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e (por exemplo, um campo valor preenchido com letras);
Numeração da NF-e – para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais de uma vez;
Emitente autorizado – se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;
A regularidade fiscal do emitente – se o emissor está regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da unidade federada em que estiver localizado.Dessa forma, o fato de uma NF-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) significa simplesmente que a Sefaz recebeu uma declaração da realização de uma determinada operação comercial a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, formato e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto do mérito dela, que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal. Caso na validação sejam detectados erros ou problemas no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital, no formato de campos, na numeração ou com o credenciamento do emitente, a NF-e será rejeitada, não sendo gravada no banco de dados da SEFAZ. Nesse caso, a numeração da NF-e rejeitada ainda poderá ser utilizada. Importante: ao rejeitar uma NF-e, a SEFAZ sempre indicará o motivo da rejeição na forma de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser consultados no
Manual de Integração - Contribuinte, disponível no Portal Nacional da NF-e. A SEFAZ poderá, ainda, denegar uma NF-e em caso de irregularidade fiscal do emitente. Nesse caso, aquela NF-e será gravada na Sefaz com status “Denegado o uso”, e o contribuinte não poderá utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado.
3. Quanto tempo demora a autorização de NF-e pela Secretaria da Fazenda? O tempo médio de autorização de cada NF-e tem se mantido inferior a 1 (um) segundo. Cabe ressaltar que, como a NF-e é transmitida em lotes, podendo ser, inclusive, transmitidos vários lotes em simultâneo, o sistema autorizador está estruturado para processar diversas NF-e de forma paralela, de modo que a empresa poderá obter a autorização de várias NF-e dentro do mesmo segundo. Como a SEFAZ necessita desenvelopar os arquivos de lote de NF-e, separando cada NF-e para processamento, e este processo onera significativamente o tempo de processamento da NF-e, o ideal é que a empresa transmita lotes no maior tamanho possível (observando os limites máximos de 50 NF-e e 500KB por lote). Agindo desta forma a empresa estará otimizando o processamento dos lotes e reduzindo substancialmente o tempo médio de autorização das NF-e.
4. Como deve ser a numeração / séries da NF-e em relação à Nota Fiscal em papel?A numeração utilizada pela NF-e será distinta e independente da numeração utilizada pela nota fiscal em papel. Ressalte-se que a NF-e é uma nova espécie de documento fiscal: o modelo da NF-e é “55” e os modelos das notas fiscais em papel correspondentes são “1 ou 1A”. Independentemente do tipo de operação, a numeração da NF-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido este limite. O contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão da NF-e, mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência – RUDFTO (modelo 6).
5. Qual o limite de produtos (itens) em uma única NF-e? Uma NF-e aceita até 990 itens de produto. Há também um limite de tamanho do arquivo que deve ser transmitido à SEFAZ para se obter a autorização de uso: os arquivos XML não poderão exceder a 500 Kbytes. Com relação ao DANFE, este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, um DANFE poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE. Importante:
Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma ou mais folhas. Da mesma forma, cada DANFE corresponde a uma única NF-e;
A chave de acesso deve constar em todas as folhas do DANFE.
Se o DANFE for impresso em mais de uma página, cada página dele deverá ser numerada, descrevendo a página atual e o total de páginas do documento (ex.: folha 2/3).
6. Em que estabelecimento deve ser emitida a NF-e?A legislação do ICMS considera cada estabelecimento do contribuinte um estabelecimento autônomo para efeito de cumprimento de obrigação acessória. Assim, cada estabelecimento do contribuinte deverá estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislação. A emissão da NF-e depende de prévio credenciamento do contribuinte junto à SEFAZ de circunscrição do estabelecimento interessado. O processo de geração e transmissão da NF-e é um processo eletrônico e pode ser realizado em qualquer local, desde que a NF-e seja emitida por um emissor credenciado e assinada digitalmente com o certificado digital do estabelecimento emissor credenciado ou do estabelecimento matriz do emissor credenciado.
7. A NF-e pode ser emitida antes do carregamento da mercadoria? E o DANFE?No caso de uma operação documentada por NF-e, a mercadoria somente poderá circular quando houver autorização de uso da NF-e e o DANFE correspondente a estiver acompanhando-a. Desta forma, a NF-e deverá ser emitida e autorizada pela SEFAZ antes da circulação da mercadoria, cabendo à empresa avaliar o melhor momento para emissão e autorização da NF-e. Em relação ao DANFE é indiferente para a SEFAZ o momento de sua impressão dentro da rotina operacional interna, que poderá ser posterior ou não ao carregamento da mercadoria, desde que o DANFE correspondente à NF-e que acoberta a operação sempre acompanhe a mercadoria.
8. É possível o envio por lote de NF-e ou a emissão deve ser feita nota a nota?A NF-e é um documento autônomo e a sua emissão deve ser feita nota a nota, sendo que cada NF-e deve ser assinada individualmente. O processo de transmissão da NF-e, no entanto, deve ser realizado em lotes. O lote de NF-e pode conter até 50 NF-e (ou seja, pode conter até mesmo uma única NF-e). Como a SEFAZ necessita desenvelopar os arquivos de lote de NF-e, separando cada NF-e para processamento, e este processo onera significativamente o tempo de processamento da NF-e, o ideal é que a empresa transmita lotes no maior tamanho possível (observando os limites máximos de 50 NF-e e 500KB por lote). Agindo desta forma a empresa estará otimizando o processamento dos lotes e reduzindo substancialmente o tempo médio de autorização das NF-e.
9. Se alguma NF-e for rejeitada, todo o lote será rejeitado também?Estes dados não são validados. Assim como não são feitas validações de cunho fiscal, a grande maioria do conteúdo da NF-e não é validada. Existem poucas exceções, as quais estão previstas na documentação técnica da NF-e (vide Manual de Integração) com motivos de rejeição e regras de validação específicos, como a regra de formação do CNPJ, as regras de formação da Inscrição Estadual, a associação do município com a sua UF através dos respectivos códigos, etc. Para os emissores de NF-e, existe a previsão de disponibilização de um serviço (web service) para consulta aos dados cadastrais dos contribuintes, já implementado por grande parte dos Estados.
16. A NF-e deverá seguir a numeração seqüencial das notas fiscais A1 ou 1-A? Não, a numeração utilizada na NF-e independe da numeração utilizada nos talonários fiscais ou formulários contínuos da nota fiscal modelo 1 ou 1-A. Ao iniciar o uso da NF-e, o contribuinte deverá iniciar a numeração pelo nº 1, pois se trata de novo modelo de documento fiscal (modelo 55), emitindo as demais notas na seqüência. Ele poderá também adotar séries distintas, se assim desejar, para documentar operações de entrada e de saída de mercadorias por exemplo, desde que a mudança de série seja documentada mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência – RUDFTO (modelo 6).
17. A NF-e pode ser preenchida com mais de um CFOP?Sim, desde que tais informações façam parte dos dados da fatura da NF-e. Como atualmente o Emissor de NF-e não imprime os dados das duplicatas no DANFE, caso a empresa necessite apor tais dados neste documento auxiliar, poderá utilizar os campos de dados adicionais, ou também utilizar de sistema próprio para a impressão, quando poderá colocar os dados das duplicatas no mesmo quadra utilizado para a impressão da fatura.
Correção, cancelamento e inutilização de NF-e
20. É possível alterar uma Nota Fiscal Eletrônica emitida?Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital. O emitente poderá:
dentro de certas condições, cancelar a NF-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento de NF-e também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte.
dentro de certas condições, emitir uma Nota Fiscal Eletrônica complementar, ou uma Nota Fiscal Eletrônica de ajuste, conforme o caso.
sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda. Como esta modalidade de emissão ainda não foi implantada, o contribuinte poderá emitir Carta de Correção Complementar, em papel, conforme definido através do Ajuste Sineif 01/07.
21. Quais são as condições e prazos para o cancelamento de uma NF-e?
Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo “Autorização de Uso”) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 168 horas (7 dias), contado a partir da autorização de uso. O Pedido de Cancelamento de NF-e deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o nº do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital. A transmissão poderá ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O leiaute do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte. O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc.) sempre poderá ser consultado no site da SEFAZ autorizadora (Sefaz da unidade federada do emitente ou Sefaz-Virtual) ou no Portal Nacional da NF-e . As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.
22. Como fica a chamada carta de correção no caso de utilização da NF-e?
Primeiramente, cabe esclarecer que a CC-e ainda não foi implementada. Conforme o caso e o que necessitar ser corrigido, o contribuinte poderá utilizar-se da NF-e de Ajuste, ou buscar o procedimento fiscal adequado para a situação (NF-e Complementar, NF-e de Entrada, etc.). Após ser implementada, o emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e, devidamente autorizada mediante transmissão à Secretaria da Fazenda. Similar ao que ocorre com a NF-e de Ajuste, não poderão ser sanados erros relacionados:
1 - às variáveis consideradas no cálculo do valor do imposto, tais como: valor da operação ou da prestação, base de cálculo e alíquota (para estes casos deverá ser utilizada NF-e Complementar);
2 - a dados cadastrais que impliquem alteração na identidade ou no endereço de localização do remetente ou do destinatário; 3 - à data de emissão da NF-e ou à data de saída da mercadoria.Importante: Não só a CC-e ainda não foi implementada como também seu leiaute ainda não foi publicado em Ato Cotepe, sendo permitido o uso da Carta de Correção em papel, conforme definido através do ajuste Sineif 01/07.
23. Como serão solucionados os casos de erros cometidos na emissão de NF-e (há previsão de NF-e complementar)?
E erros mais simples como nome do cliente, erro no endereço, erro no CFOP - como alterar o dado que ficou registrado na base da SEFAZ? Com relação à Carta de Correção, vide a questão 22. Uma NF-e autorizada pela SEFAZ não pode ser mais modificada, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que a NF-e tem existência própria e a autorização de uso da NF-e está vinculada ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso. Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes da circulação da mercadoria, a NF-e poderá ser cancelada e ser então emitida uma Nota Eletrônica com as correções necessárias. Há ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar nas situações previstas na legislação. As hipóteses de emissão de NF complementar são:
I - no reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação;
II - na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal;
III - na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original; IV - para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
V - na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final; VI - em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usuário pelas repartições do fisco federal ou estadual para aplicação em seus produtos, desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento do fisco.
24. O que é a inutilização de número de NF-e?
Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da seqüência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110. A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subseqüente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de seqüência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada). A inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de seqüência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados. As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.
25. As notas que foram canceladas precisam ser inutilizadas?
Não apenas não precisam como não podem. Cada número/série de NF-e poderá encontrar-se apenas em uma das seguintes situações: ter sido utilizado por uma NF-e, autorizada, cancelada, ou denegada, ou então ter sido inutilizado (ou ainda não ter sido utilizado pela empresa em nenhuma destas situações). Assim, após o número estar ocupado com uma NF-e, seja autorizada, cancelada ou denegada, não poderá mais ser inutilizado.
Envio da NF-e e da mercadoria ao destinatário
26. Qual a forma estabelecida para a entrega da NF-e ao meu cliente?
Esta entrega é obrigatória ou basta entregar o DANFE?Não há regras estabelecidas da forma como o fornecedor irá entregar a NF-e a seu cliente, de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que aprouver às partes envolvidas. A transmissão, em comum acordo com as partes poderá ocorrer, por exemplo: por e-mail, disponibilizada num site e acessível mediante uma senha etc. Com relação à obrigatoriedade da entrega, o § 7º da cláusula sétima do Ajuste SINIEF 07/05 determina que o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário, observado leiaute e padrões técnicos definidos em Ato COTEPE. A cláusula décima do mesmo Ajuste determina que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, sendo que, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto acima, deverá manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação.
27. O que acompanhará o trânsito da mercadoria documentada por NF-e?
O trânsito da mercadoria será acompanhado pelo DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso e, em caso de contingência, formulário de segurança ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA). Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado “DANFE Simplificado”, devendo ser observado leiaute definido em Ato COTEPE. Para maiores informações, vide as questões abaixo relativas ao DANFE e consulte a cláusula nona do Ajuste SINIEF 07/05.
28. A NF-e será aceita em outros Estados e pela Receita Federal?
Sim. A Receita Federal e os Estados da Federação aprovaram o modelo de Nota Fiscal Eletrônica pelo Ajuste SINIEF 07/05 e suas alterações, sendo a NF-e um documento fiscal reconhecido em qualquer parte do território nacional.
29. Como fica a confirmação de entrega da mercadoria com a NF-e?
Não há nenhuma alteração com relação aos procedimentos comerciais existentes com a nota fiscal em papel. No leiaute do DANFE, existe a previsão de um espaço (canhoto) destinado à confirmação da entrega da mercadoria. Esse canhoto poderá ser destacado e entregue ao remetente.
30. Como proceder nos casos de recusa do recebimento da mercadoria em operação documentada por NF-e?
A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas:
ou o destinatário emite uma nota fiscal de devolução de compras,
ou o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram a isso.
Na segunda hipótese, o emitente da NF-e irá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida. Importante:
Como houve a circulação da mercadoria, a NF-e original não poderá ser cancelada.
Caso a nota fiscal de devolução emitida pelo comprador também seja eletrônica, esta deverá, como todas as NF-e, ser previamente autorizada pelo Fisco e enviada para o destinatário da NF-e que deu origem a NF-e de devolução.
31. Como enviar a Nota Fiscal Eletrônica para o destinatário (comprador) que não tenha acesso à internet?
E no caso de exportação de mercadorias?A legislação não estabeleceu uma forma específica de envio da NF-e para o destinatário. Cabe ao vendedor (emissor da NF-e) encontrar a melhor forma de encaminhar ao seu cliente a NF-e. No caso do exportador, vale a mesma regra.
32. Os clientes têm obrigatoriedade de acessar algum site e imprimir a NF-e? Em quantas vias? A NF-e é um documento eletrônico, digital, não podendo ser impressa. A impressão de seu conteúdo não tem valor jurídico, tampouco contábil/fiscal. É obrigação do destinatário verificar a autenticidade da NF-e por consulta ao Portal Nacional ou ao site da SEFAZ autorizadora.
Consulta de uma NF-e na Internet
33. A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória ou facultativa?
A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória por parte do destinatário da NF-e. Nos termos da cláusula décima, parágrafo primeiro, do Ajuste SINIEF 07/05, com redação dada pelo Ajuste SINIEF 04/06: "§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e." Cabe destacar que o destinatário não necessita imprimir qualquer documento para comprovar que realizou a consulta de validade da NF-e.
34. Como funciona a consulta da NF-e na Internet?
As notas fiscais eletrônicas autorizadas podem ser consultadas tanto no Portal Nacional da NF-e como no site da SEFAZ autorizadora (SEFAZ de Origem ou Sefaz-Virtual). A consulta deve ser feita sempre através do Portal Nacional da NF-e. Caso a NF-e não seja encontrada, o usuário deve realizar a consulta no site da SEFAZ de origem do emitente, pois, eventualmente, pode ocorrer problema de sincronismo entre as bases da dados do Ambiente Nacional e a SEFAZ de origem do emitente. A eventual ausência momentânea da NF-e para consulta no Ambiente Nacional não é condição suficiente para refutar a validade do documento, desde que ele conste como autorizado no site da SEFAZ autorizadora. No caso de contingência, em que o trânsito da mercadoria é acobertado por DANFE impresso em Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), se no prazo de 168 horas (sete dias), contados da emissão do DANFE, o destinatário não puder obter informações relativas à concessão da Autorização de Uso da NF-e, deverá comunicar imediatamente o fato à unidade fazendária do seu domicílio. Para a visualização das informações da NF-e, é necessário fornecer a chave de acesso da nota fiscal impressa no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE. Essa chave é composta das seguintes informações: UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número NF-e, Código Numérico e dígito verificador. Essa chave pode ser digitada, capturada com o uso do leitor de código de barras unidimensional ou obtida diretamente do arquivo eletrônico da NF-e. A consulta aos dados completos da NF-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias após a recepção da mesma pela SEFAZ. Findo esse prazo, a consulta poderá retornar informações parciais, que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), e que ficarão disponíveis pelo prazo decadencial. Atenção: Na consulta na internet, não é possível imprimir a imagem ou representação gráfica do DANFE. O usuário conseguirá, no entanto visualizar as suas informações. Também não é possível fazer download da NF-e no Portal Nacional e nos portais da fazenda das unidades federada.
35. Como proceder quando a Nota Fiscal Eletrônica constar como “inexistente” no Ambiente Nacional da NF-e ?
O interessado deverá consultar a NF-e, através de sua chave de acesso, no site da SEFAZ autorizadora (SEFAZ da UF de origem ou Sefaz-Virtual). A NF-e pode ser consultada tanto no site da SEFAZ autorizadora quanto no Ambiente Nacional (Portal Nacional da NF-e). Conforme o modelo operacional, após a autorização de uso, a NF-e sempre será transmitida pela SEFAZ para a Receita Federal do Brasil (Ambiente Nacional). Podem ocorrer, entretanto, eventualmente, problemas técnicos que adiem essa transmissão, de modo que a NF-e não conste imediatamente no Ambiente Nacional após sua autorização. Nesse caso, a autorização de uso da NF-e deverá ser consultada no site da SEFAZ que a autorizou. A eventual ausência momentânea da NF-e para consulta no Ambiente Nacional não é condição suficiente para refutar a validade do documento, desde que ele conste como autorizado no site da SEFAZ autorizadora. No caso de contingência, em que o trânsito da mercadoria é acobertado por DANFE impresso em Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), se no prazo de 168 horas (sete dias), contados da emissão do DANFE, o destinatário não puder obter informações relativas à concessão da Autorização de Uso da NF-e, deverá comunicar imediatamente o fato à unidade fazendária do seu domicílio.
36. Por quanto tempo a NF-e poderá ser consultada?
A consulta aos dados completos da NF-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias após a sua autorização de uso. Findo esse prazo, a consulta retornará informações parciais que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação) e ficará disponível pelo prazo decadencial.
37. Existe alguma forma de se consultar no sistema da Secretaria da Fazenda o status de várias notas fiscais eletrônicas de uma única vez?
Os portais das Secretarias de Fazenda disponibilizam Web Services para consultar o status de uma nota eletrônica por vez. No site, a consulta às NF-e também deve ser realizada uma a uma.
Escrituração das NF-e
38. As empresas que ainda não emitem NF-e poderão escriturar o DANFE sem a consulta da NF-e?
O DANFE é mera representação gráfica da NF-e e não se confunde com a NF-e. Aos contribuintes que não estão preparados para recepcionar a NF-e, é facultado proceder à escrituração da NF-e com base nas informações contidas no DANFE e manter o DANFE em arquivo em substituição à NF-e. Contudo, a obrigação de verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade da NF-e e a existência de autorização de uso da NF-e aplica-se a todos os destinatários, sejam eles credenciados a emitir a NF-e ou não, tratando-se de uma segurança adicional ao destinatário.
39. Se minha empresa for autorizada a emitir NF-e, ela deverá, obrigatoriamente, estar preparada para receber e escriturar NF-e na entrada de mercadorias?
A empresa não é obrigada a receber e escriturar a NF-e automaticamente, mas deverá sempre verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da autorização de uso da NF-e, mediante consulta eletrônica ao Portal Nacional da NF-e ou à SEFAZ da circunscrição do contribuinte emitente. Opcionalmente a empresa pode continuar realizando a escrituração das NF-e de entradas a partir da digitação dos DANFE.
40. Como os contabilistas terão acesso às NF-e de seus clientes?
Com relação às NF-e emitidas/recebidas, os contabilistas poderão requisitá-las junto a seus clientes e visualizá-las por meio do visualizador desenvolvido pela Receita Federal e disponível para download no Ambiente Nacional da NF-e . Algumas SEFAZ já disponibilizaram consulta através da área de acesso restrito aos seus contribuintes e respectivos contabilistas.
41. Como os contabilistas poderão escriturar uma NF-e recebida por uma empresa?
Os procedimentos e obrigatoriedade de escrituração fiscal não foram alterados com a NF-e. A NF-e permite, no entanto, uma potencial simplificação do procedimento, ou seja, dependendo do nível de adaptação que seja feita nos sistemas internos de escrituração, esta poderá ser automatizada em maior ou menor escala por meio, por exemplo, de recuperação automática de informações do arquivo de uma NF-e.
42. Como efetuar a escrituração de 6 caracteres nos arquivos SINTEGRA se a NF-e permite 9 caracteres?
O Manual de Orientação do Convênio ICMS 57/95 (SINTEGRA) prevê o tratamento para a situação reportada, no item 11.1.9A, a seguir transcrito: “11.1.9A – CAMPO 08 - Se o número do documento fiscal tiver mais de 6 dígitos, preencher com os 6 últimos dígitos”
Contingência para Emissão de NF-e
43. Como proceder no caso de problemas com a emissão da NF-e?
Ocorrendo problemas técnicos com a emissão de NF-e, a empresa deverá seguir os procedimentos de contingência previstos na legislação (vide Ajuste SINIEF 07 de 2005 e suas alterações) e na documentação técnica da NF-e (vide Manual de Contingência e Manual DPEC). A documentação técnica da NF-e, assim como os principais dispositivos legais relacionados à NF-e, podem ser encontrados no Portal Nacional da NF-e. Resumidamente, os procedimentos de contingência atuais podem ser descritos da seguinte forma:
1) Autorização da NF-e pelo Sistema de Contingência do Ambiente Nacional – SCAN: A transmissão para o SCAN depende de ativação prévia pela SEFAZ autorizadora, de forma que sua utilização estará relacionada na maior parte dos casos com problemas técnicos na SEFAZ autorizadora (e não no ambiente da empresa emitente). Nesse caso, a empresa deverá gerar NF-e com série a partir de 900 (séries de 900 a 999 estão reservadas ao SCAN), seguindo normalmente os demais procedimentos (Não necessita impressão de DANFE em formulário de segurança).
2) Transmissão de Declaração Prévia de Emissão em Contingência – DPEC: O contribuinte deverá informar ao fisco através do Ambiente Nacional da NF-e, por site ou transmissão por web service algumas informações resumidas das NF-e que irá emitir em contingência. (Não necessita impressão de DANFE em formulário de segurança).
3) Impressão do DANFE em Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares - FS-DA: Temporariamente estão sendo aceitos Formulários de Segurança (FS) do Convênio ICMS 58/95. A partir de 01 de agosto de 2009 as Administrações Tributárias autorizarão apenas pedidos de aquisição de FS-DA, não aceitando mais pedidos de aquisição de FS do Conv. 58/95. Contudo, as empresas poderão continuar utilizando os formulários de segurança já autorizados até o término de seus estoques . Nos casos de uso de FS ou FS-DA, o DANFE deverá ser impresso em duas vias. Uma das vias será para o trânsito das mercadorias, devendo ser guardada pelo destinatário pelo prazo decadencial, a outra via será para o arquivo fiscal do emitente. Caso a transmissão leve à rejeição da NF-e, o contribuinte deverá providenciar a correção, autorizando a NF-e e providenciando a regularização perante o destinatário, entregando-lhe tanto o novo DANFE quanto respectiva NF-e devidamente autorizada. Sempre que o contribuinte enfrentar uma situação de contingência, deverá lavrar termo no Livro Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, informando a data, a hora com minutos e segundos do seu início e seu término, a numeração e a série da primeira e da última NF-e geradas nesse período, identificando, dentre as situações descritas nos incisos I a III, qual foi a utilizada. Em relação às NF-e que foram transmitidas antes da contingência e ficaram pendentes de retorno, o emitente, após a cessação das falhas, deverá solicitar o cancelamento das NF-e que retornaram com autorização de uso e cujas operações não se efetivaram ou foram acobertadas por NF-e emitidas em contingência, bem como solicitar a inutilização da numeração das NF-e que não foram autorizadas nem denegadas. A empresa deverá observar os demais procedimentos a serem adotados, de acordo com o tipo de contingência, previstos na legislação e na documentação técnica (Ajuste SINIEF 07/05, Manual de Contingência, Manual DPEC, etc.).
44. Como fica a numeração das notas fiscais emitidas em contingência?
A numeração das NF-e emitidas em contingência deverá seguir a seqüência de numeração da série que for adotada para a contingência. No caso de autorização pelo SCAN, o contribuinte deverá modificar a série da NF-e para uma entre as séries 900 a 999 (as quais estão reservadas para o SCAN). No caso de utilização das demais formas de contingência não se exige a troca de série para a emissão das NF-e. A emissão de NF mod. 1/1-A não é considerada contingência de NF-e, podendo a sua emissão em substituição à emissão de NF-e ser adotada apenas pelos contribuintes que não estiverem obrigados ao uso da NF-e e optaram por emiti-la espontaneamente. Mesmo para estes, a numeração e série destes modelos de documento, NF-e e 1/1-A, não se confunde, sendo tratada de forma independente.
45. Uma NF-e transmitida para o SCAN pode ser cancelada? Como?
Apenas as NF-e que forem autorizadas em contingência pelo SCAN poderão ser canceladas no SCAN. O SCAN tratará exclusivamente das séries 900 a 999, e esta regra aplica-se a todos os serviços (autorização, cancelamento, inutilização da numeração e consulta situação da NF-e) efetuados no ambiente do SCAN. Da mesma forma, a SEFAZ de origem não autorizará, cancelará ou inutilizará numeração de NF-e nessas séries reservadas ao SCAN. A exceção a essa regra é o serviço de consulta à situação da NF-e, uma vez que a SEFAZ de origem poderá responder à consulta de situação das NF-e das séries reservadas ao SCAN.
46. No caso de falta de energia elétrica, é permitido o uso de talonário fiscal em papel?
A empresa obrigada a emitir Nota Fiscal Eletrônica não poderá, em hipótese alguma, emitir notas fiscais modelos 1 e 1-A em substituição às NF-e. Em caso de falta de energia ou de outros problemas que impeçam a emissão da NF-e, deverá adotar um dos procedimentos descritos no Manual de Contingência – Contribuinte ou no Manual do Sistema de Contingência Eletrônica – DPEC, disponíveis no Portal Nacional da NF-e.
47. Se meu computador estragar ou o meu sistema de faturamento parar, como poderei emitir a NF-e?
Nas situações de ocorrência de problemas técnicos que impeçam à emissão de NF-e, o contribuinte deverá adotar um dos procedimentos de contingência descritos na documentação técnica, no Manual de Contingência – Contribuinte e no Manual do Sistema de Contingência Eletrônica – DPEC (disponíveis no Portal Nacional da NF-e), e também previstos na legislação (vide Ajuste Sinief 07/05). Sugere-se ao contribuinte providenciar também a instalação do Programa Emissor de NF-e em algum outro computador, preferencialmente em outro local, o qual poderá ser utilizado na ocorrência de problemas com o sistema em uso, podendo, inclusive ser um notebook, ou computador com sistema de baterias (nobreak, etc.), que poderá ser utilizado inclusive nos casos de falta de energia elétrica.
48. Emitida a NF-e em contingência, através da impressão de DANFE em formulário de segurança ou FS-DA, qual o prazo que a empresa tem para enviar o arquivo XML da NF-e para a SEFAZ de sua circunscrição. Conforme definido no Ato COTEPE 33/08, a empresa deve emitir o arquivo XML da NF-e, até 7 dias após a data de emissão da NF-e. As secretarias de fazenda deverão definir em suas respectivas legislações penalidade pecuniária para cada NF-e transmitida para a SEFAZ após este prazo.
Pessoa Física
49. As pessoas físicas também receberão a NF-e?
A Nota Fiscal Eletrônica substitui, atualmente, a nota fiscal de circulação de mercadorias modelo 1 ou 1A, normalmente emitida em operações entre empresas. É possível que as empresas emitam a nota fiscal modelo 1 ou 1A também a consumidores pessoas físicas em determinadas situações. Em quaisquer dos casos, a nota fiscal modelo 1 ou 1 A poderá ser substituída pela Nota Fiscal Eletrônica, de forma que o consumidor final, pessoa física, receberá o DANFE como representação do documento fiscal e poderá consultar a existência e validade da correspondente NF-e pela Internet.
