De cada quatro projetos empresariais, um falha, conforme estudo do Standish Group, empresa internacional de pesquisa. Conforme especialistas, o fracasso está relacionado a problemas em executar o projeto dentro do prazo estipulado, dentro do orçamento previsto ou simplesmente por falta de eficiência na gestão para fazer com que os resultados esperados sejam atingidos.
De acordo com George Paulus, engenheiro de produção e diretor executivo da Proage, empresa desenvolvedora do gerenciador online de projetos GP3, é possível listar sete fatores que auxiliam o bom desempenho de uma programação.
Veja:
1) Envolvimento da alta direção: “A alta direção precisa assumir seu papel de patrocinadora dos projetos. O comportamento dos diretores ao apoiar, controlar e escolher os meios de comunicação faz toda diferença na adequação da estrutura organizacional da empresa em relação à nova rotina de trabalho. Sem esse suporte dificilmente os resultados são alcançados sem sofrimento.”
2) Trabalho em equipe: “Tendo uma boa liderança, as pessoas tendem a desenvolver ainda mais as habilidades e atitudes necessárias para que o trabalho esteja sempre direcionado para os objetivos do projeto e da empresa. No trabalho em equipe, os processos de comunicação são fundamentais. Hoje em dia, um bom software de gerenciamento de projetos cumpre esse papel.”
3) Maturidade na escolha das ferramentas de gestão: “Há uma grande oferta de profissionais com conhecimentos teóricos em gerenciamento de projetos. O que os diferencia e, por consequência, aumenta a eficácia de seus projetos é justamente sua capacidade de avaliar e identificar as ferramentas de gestão mais apropriadas para cada projeto.”
4) Aprendizagem organizacional: “Acertos e erros sempre acontecem na gestão. O importante é estruturar a empresa para que o aprendizado seja incorporado na rotina de trabalho. A aprendizagem organizacional é tão mais efetiva quanto mais as pessoas são estimuladas a comunicar os erros. Repetir os acertos e cometer apenas erros diferentes faz parte de uma boa estrutura de gestão de projetos.”
5) Escopo bem definido: “Escopo é aquilo que se pretende gerar com o projeto. Definindo adequadamente o escopo, é possível determinar com mais precisão o investimento e o tempo necessários. Entretanto, não basta uma boa definição do escopo logo no início. As mudanças precisam ser atualizadas no planejamento do projeto.”
6) Uso efetivo de um sistema de informações: “Os softwares de projetos são utilizados tradicionalmente durante as etapas de iniciação e planejamento. Recentemente, com o rápido avanço da internet, novos softwares têm sido criados para as atividades de execução e controle. Mas não basta comprar um softwares. Fazer uma escolha compatível com o grau de maturidade da equipe de trabalho e cuidar para que a ferramenta seja usada em todos os níveis da organização são atitudes fundamentais para atingir um bom resultado.”
7) Controle eficiente das mudanças: “Não adianta engessar um projeto para evitar modificações; elas acontecem o tempo todo. O problema é a falta de registro das mudanças. Um bom sistema de aprovação e documentação das mudanças cumpre esse papel de controle. Quando a equipe não conta com esse tipo de ferramenta, as chances de o projeto fracassar são maiores.”
Veja:
1) Envolvimento da alta direção: “A alta direção precisa assumir seu papel de patrocinadora dos projetos. O comportamento dos diretores ao apoiar, controlar e escolher os meios de comunicação faz toda diferença na adequação da estrutura organizacional da empresa em relação à nova rotina de trabalho. Sem esse suporte dificilmente os resultados são alcançados sem sofrimento.”
2) Trabalho em equipe: “Tendo uma boa liderança, as pessoas tendem a desenvolver ainda mais as habilidades e atitudes necessárias para que o trabalho esteja sempre direcionado para os objetivos do projeto e da empresa. No trabalho em equipe, os processos de comunicação são fundamentais. Hoje em dia, um bom software de gerenciamento de projetos cumpre esse papel.”
3) Maturidade na escolha das ferramentas de gestão: “Há uma grande oferta de profissionais com conhecimentos teóricos em gerenciamento de projetos. O que os diferencia e, por consequência, aumenta a eficácia de seus projetos é justamente sua capacidade de avaliar e identificar as ferramentas de gestão mais apropriadas para cada projeto.”
4) Aprendizagem organizacional: “Acertos e erros sempre acontecem na gestão. O importante é estruturar a empresa para que o aprendizado seja incorporado na rotina de trabalho. A aprendizagem organizacional é tão mais efetiva quanto mais as pessoas são estimuladas a comunicar os erros. Repetir os acertos e cometer apenas erros diferentes faz parte de uma boa estrutura de gestão de projetos.”
5) Escopo bem definido: “Escopo é aquilo que se pretende gerar com o projeto. Definindo adequadamente o escopo, é possível determinar com mais precisão o investimento e o tempo necessários. Entretanto, não basta uma boa definição do escopo logo no início. As mudanças precisam ser atualizadas no planejamento do projeto.”
6) Uso efetivo de um sistema de informações: “Os softwares de projetos são utilizados tradicionalmente durante as etapas de iniciação e planejamento. Recentemente, com o rápido avanço da internet, novos softwares têm sido criados para as atividades de execução e controle. Mas não basta comprar um softwares. Fazer uma escolha compatível com o grau de maturidade da equipe de trabalho e cuidar para que a ferramenta seja usada em todos os níveis da organização são atitudes fundamentais para atingir um bom resultado.”
7) Controle eficiente das mudanças: “Não adianta engessar um projeto para evitar modificações; elas acontecem o tempo todo. O problema é a falta de registro das mudanças. Um bom sistema de aprovação e documentação das mudanças cumpre esse papel de controle. Quando a equipe não conta com esse tipo de ferramenta, as chances de o projeto fracassar são maiores.”
Fonte: FinancialWeb
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