Pesquisa sobre sped aponta principais problemas enfrentados pelas empresas

Mais da metade das companhias afirma que pretende retificar as informações enviadas devido à insegurança quanto à qualidade do conteúdo

Segundo uma pesquisa realizada por duas das maiores comunidades sobre SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) na internet, – a JAPS SPED, coordenada pelos consultores José Adriano Pinto e Roberto Dias Duarte são diversos os problemas que as empresas enfrentam com relação à EFD – Escrituração Fiscal Digital.

O levantamento, realizado entre 15 e 18 de março de 2012, contou com a participação de 470 profissionais responsáveis pela Escrituração de mais de cinco mil corporações. Participaram da pesquisa representantes de organizações contábeis, fornecedores de software, comércio varejista, serviços, comércio atacadista e diversos setores industriais.

De acordo com o estudo, apesar de 90,2% terem transmitido os arquivos no prazo inicial (14/3/2012), a maioria (60,4%) enfrentou problemas na operação. O ponto de maior destaque foi a insegurança quanto à qualidade do conteúdo. 68,5% afirmaram que pretendem retificar a Escrituração, sendo que 79,1% declararam enfrentar problemas quanto aos dados da EFD.

Para Miriam Negreiro, diretora de consultoria da ABC71 empresa de tecnologia especializada no desenvolvimento de sistemas de gestão empresarial são inúmeras as razões que levam as empresas a enfrentarem tantas dificuldades com entregas deste porte, principalmente porque o cruzamento de todas as informações processadas passar a ficar mais evidente e o reflexo entre uma operação fiscal e o seu devido crédito ou débito passa a ser uma consequência de toda transação efetuada no sistema.

Uma das maiores dificuldades está na preparação dos cadastros das empresas, no alicerce. Como a grande maioria das empresas não possui essas informações centralizadas, esse fato compromete todas as demais operações, afirma a especialista da ABC71 que faz questão de ressaltar que a responsabilidade dessa problemática começa por quem cria ou dá manutenção adequada aos cadastros que possuem implicações fiscais e contábeis e na forma de operar/usar esses dados nas transações de entrada ou saída.

Mesmo com um cadastro primoroso, as empresas devem se preocupar também com a leitura e a aplicação dessas informações pela base usuária, pois são os recursos humanos que aplicam e classificam as operações, avalia Miriam. Segundo ela, uma das alternativas para apoiar essas ações é desenvolver cartilhas operacionais dedicadas às equipes funcionais, que integradas às parametrizações sistêmicas auxiliem o usuário final no momento de dar uma entrada ou efetuar uma saída que irá refletir nos livros fiscais e nas apurações de impostos e consequentemente na contabilização de todas essas transações, explica.

Outra indicação importante na opinião da diretora de consultoria da ABC71 é aproximar as áreas fiscal e contábil das áreas funcionais de entrada e saída de mercadoria (Recebimento físico e fiscal e Expedição). No sistema Omega, buscamos continuamente o desenvolvimento de funcionalidades para apoiar os responsáveis das áreas fiscal e contábil no registro de todas as possíveis regras pelas quais as empresas devem operar e prestar contas, via entregas fiscais (SPED).

Perfil – O estudo também mapeou o perfil dos profissionais que responderam aos questionários e contatou que 30% integram organizações contábeis. O fato demonstra a importância do setor no processo de transmissão da EFD Contribuições. Para os coordenadores da pesquisa, em teoria o projeto do SPED estaria limitado às grandes empresas, que têm os tributos apurados pelo Lucro Real. Contudo, mesmo neste perfil empresarial nota-se uma grande participação dos contabilistas terceirizados. Além desse público, responderam também representantes de todo os segmentos empresariais. O comércio varejista e atacadista também merece destaque com 8,3% e 3,6%, respectivamente.

O setor de serviços apresentou uma participação de 7,5%. Já o industrial obteve uma participação expressiva, em suas diversas especializações, com destaque para: automobilística (3,4%), bens de consumo (2,8%), siderurgia e metalurgia (2,3%). O setor da construção foi representado por 3,2%.

Outro ponto relevante da pesquisa destaca que cerca de ¾ desses profissionais são responsáveis pela Escrituração de mais de uma empresa e 10,4% afirmou ter a responsabilidade pela Escrituração de mais de 30 empresas.

Outra constatação revelou que menos de 10% dos entrevistados afirmaram ter deixado de cumprir o prazo inicial de 14 de março de 2012 para o envio das contribuições, lembrando que prazo foi postergado para às 23:59 do dia 16. O que indica que o número oficial de transmissões fora do prazo deve ser inferior a 10%.

Sobre os problemas de transmissão dos arquivos, menos de 40% dos profissionais afirmaram ter transmitido os arquivos digitais da Escrituração das Contribuições sem dificuldades. De fato, o levantamento indica que foram relatados, através das redes sociais, problemas diversos nos servidores da Receita Federal do Brasil. Posteriormente, a própria autoridade admitiu dificuldades técnicas e prorrogou o prazo por mais 48 horas.

Os problemas técnicos nos servidores da Receita Federal do Brasil também foram captados pela pesquisa que apontou que 52,3% das empresas gastaram mais de 15 minutos para transmitir os arquivos digitais da Escrituração das Contribuições. O mais alarmante é que 38% informaram ter demorado mais de uma hora para executar a transmissão.

Mesmo com o alto número de empresas que cumpriram os prazos, a realidade da EFD-Contribuições mostra-se bastante complexa. As empresas tiveram quase dois anos para se preparar (a publicação da Instrução Normativa que deu origem à EFD PIS/COFINS é datada de julho/2010). Entretanto, a complexidade deste projeto reflete-se no elevado índice de retificações que deve se concretizar.

Além de quase 80% afirmar ter encontrado algum problema com relação ao conteúdo, há uma grande diversidade de problemas relatados. No total, foram registrados 309, entre eles:

Muitas vezes, o contribuinte não consegue gerar o SPED PIS/COFINSs, mesmo tendo conhecimento da legislação.

As apurações não coincidiram com a apuração do fiscal, não conseguimos importar os dados corretamente e tivemos que entregar para não exceder o prazo, mas iremos retificar o mais rápido possível.

Os principais problemas enfrentados com relação aos dados da EFD Contribuições gira em torno da pouca informação disponível sobre os produtos e as alíquotas.

(…) as informações sobre alíquotas e produtos não estão bem claras, nos que diz a segmento de mercados.

Problemas na busca de informações relativa ao PIS e COFINS e na montagem do Bloco M.

Entendimento quanto aos dados a serem informados

Problemas na qualidade dos cadastros. (…) Além disso, a legislação vigente é complexa e extensa acarretando muita dificuldade para deixar os cadastros em ordem.

Problemas de arredondamentos dos itens do ECF em relação aos totais da redução Z, em virtude de existir descontos de arredondamentos, então fica quase que impossível não dar tais diferenças de centavos.

Calcular e fazer o mapeamento das informações para seus respectivos campos exigidos na EFD.

Muitas informações necessárias não existem na gestão da empresa, tornando obrigatório a realização das mesmas de forma manual.

Analisando as respostas qualitativas, a pesquisa concluiu que a complexidade e instabilidade da legislação que fundamenta os tributos referentes à EFD-Contribuições é um dos principais fatores geradores desta insegurança. Outras causas foram citadas em diversas respostas espontâneas. As mais frequentes relacionam-se à pouca disponibilidade de informações e documentação sobre leiaute, manual e Programa Validador (PVA); prazo insuficiente em decorrência de frequentes mudanças no leiaute, manual e PVA; integração entre empresas e organizações contábeis inexistente, precária ou não adequada.

Mesmo considerando que um volume expressivo de empresas cumpriu o prazo, a maioria (60,4%) enfrentou problemas técnicos para realizar a transmissão dos arquivos através do PVA para a Receita Federal do Brasil (RFB). A própria autoridade fiscal admitiu dificuldades em seus servidores e postergou o prazo inicial em 48 horas. Evidentemente, esta situação não interfere na qualidade das informações transmitidas. Mas, influencia negativamente aumentando a sensação de insegurança por parte das empresas.

Outra grande preocupação apontada pelo estudo diz respeito à próxima etapa do projeto que prevê a inclusão de mais de um milhão de empresas que adotam o Lucro Presumido como regime tributário. Nesta fase serão incluídas pequenas e microempresas. Diversos participantes da pesquisa mostraram-se apreensivos quanto às penalidades e prazos para preparação deste grupo. A multa por atraso ou omissão da EFD-Contribuições é de R$5.000,00 por mês. E a maturidade gerencial, tecnológica e empresarial desta categoria de empresas é bem menor que a das que participaram desta primeira transmissão.

Enfim, a maior parte das empresas trabalha para cumprir os prazos das obrigações, deixando em segundo plano a qualidade das informações. Este comportamento tem como consequência o aumento dos riscos fiscais ocasionados por divergências entre o conteúdo das diversas declarações. Por outro lado, a RFB demonstrou insuficiente preparo para esta etapa do projeto, causando transtornos e as duas extensões de prazo.

Fonte:

Assessoria de Imprensa da ABC71

Matéria publicada no Jornal Contábil