5 estratégias para minimizar as interrupções indesejadas no dia a dia

Por Christian Barbosa 

Esse assunto não é simples e exige uma série de mudanças na cultura, sistemas, modelos de atendimento, produtividade e planejamento pessoal para o problema ser minimizado 

 

Uma das reclamações mais frequentes que tenho recebido de leitores, diz respeito ao volume de interrupções que as pessoas sofrem no ambiente de trabalho. Na Triad PS já tivemos muitos casos de consultoria para resolver especificamente esse problema em segmentos e níveis hierárquicos diferentes. É uma epidemia. Para ser honesto e sem delongas, a origem da epidemia de interrupções se deve a fatores como preguiça e falta de tempo, entre outros.

O que é mais fácil, ler no quadro a lista impressa com o ramal do departamento que o cara do telefone está pedindo ou direcionar para a telefonista? Ler o manual do celular ou perguntar para alguém como configurar o e-mail? A preguiça ativa a interrupção.

Por outro lado, como as pessoas não têm tempo, elas não explicam corretamente, delegam errado, não pensam, preferem perguntar ao invés de procurar, pedem ajuda para fazer alguma coisa e por ai vai. 

Dá para perceber que esse assunto não é simples e exige uma série de mudanças na cultura, sistemas, modelos de atendimento, produtividade e planejamento pessoal para o problema ser minimizado. 

De forma bem simples, separei cinco dicas para minimizar o volume de interrupções no seu dia a dia, espero que consiga aplicar no seu ambiente:

1 – Mapeie as suas interrupções – se você só sabe que é muito interrompido, mas não sabe por quem, quando, o quê, frequência, etc. não terá como resolver. É preciso conhecer o real problema para buscar uma solução. Uma simples planilha no Excel pode ajudar nessa estratégia.

2 – Compartilhe conhecimento – Quanto mais você reter aquilo que sabe, mais as pessoas vão te interromper e perguntar. Tudo o que você conhece e outra pessoa esteja envolvida deveria ser compartilhado. Você pode simplesmente criar uma pasta na rede chamada PROCEDIMENTOS e criar arquivos de Word como: roteiro para emissão de NF.doc, procedimento quando o sistema falhar.doc, etc.

3 – Determine horários – Romper a cultura de interrupção não é algo trivial, as pessoas precisam ser disciplinadas e isso exige tempo. Se alguém vier te interromper e for uma coisa que possa esperar, agende com a pessoa um horário para resolver essa e outras questões. 

4 – Antecipe – Uma parcela das interrupções acontece a partir de atividades que você delegou ou está envolvido. Se este for seu caso, nada como revisar logo no início da manhã as prioridades e se algo já indica que vai gerar dúvidas. Se for o caso, antecipe-se para evitar o problema. Um simples papo rápido na sala de café pode ajudar muito.

5 – Interrupções Externas – É comum ouvir frases como: “meu cliente me interrompe a toda hora” , “o fornecedor sempre chega na hora errada”, “não posso dizer não para meu cliente”, etc. Em diversas consultorias que fizemos nesse sentido, conseguimos entender que na maior parte dos casos, dizer não para o cliente é saudável para ambas as partes. Agora não é sair negando atendimento ao cliente, é saber priorizar o cliente. É diferente. Em uma empresa que trabalhamos, definimos dias de atendimento a fornecedores, enviamos as instruções via e-mail para todos, com os horários e agenda de marcação. Nesse período alocávamos dois membros do time para atender com qualidade essas pessoas. O problema terminou, o resultado aumentou e o padrão foi replicado em outras áreas da empresa. 

Interrupções são comuns no ambiente de trabalho, sofrer por elas é opcional. Existem diversas alternativas para diferentes tipos de interrupções. Sempre existe uma, se pararmos para entender e resolver o problema de verdade.

Fonte: www.administradores.com.br